アナリストの最初の関門であり、中途コンサルは新卒のアナリストは当然習得できているスキルであるためASAPでできるようになるべき「議事録」。いわゆるHowtoの“議事録の書き方”もそうですが、コンサルがあるべきタスクとしてのubについて書いていこうと思います
議事録に求める質
なんとなくコンサル以外の職の議事録は時系列に議事録作成者が拾えた発言を記載しているものが多いですが、時系列の議事録残すくらいなら録音で十分です、そんなもの書くくらいなら他のタスクをこなしてください。
コンサルの議事録に求められる要素は
- 決定事項が明確である
- 決定事項の理由が論理的に（構造化）記載されている
- 発言者が明確である
- ネクストアクションが明確である
最低限この4点を踏まえて記載する必要があります。
最近はクライアントともチャットで繋がっているので、決定事項のみ送って握っておく場合がありますがその理由も保持しておくためや、クライアントとの会議に参加できていな自ファームのパートナーなどに進捗を伝えるためでもあります。
議事録を書く時間配分
ファームやPMにもよりますが、わたしの場合は議事録の発送は「最初は会議時間分（会議時間が14-15時とすると16時には初版完成）」で「最終的には会議終了時に関係者に発送」と言われました。
最終段階に至るには完成度もそうですが、ノーチェックで関係者に発送してもよいという信頼をPMから得る必要があります。
まずば最初目指すべき1時間の会議の場合、1時間で議事録を完成させる時間配分について記載します。慣れてきたら会議中にできることを増やしていってください。
会議前準備
会議前にも当然実施しておくべきことはあります。ありきたりですが、
- とにかく事前につかう資料を読み込む
- PJのテンプレートはあるか
- 会議中録音は可能か
- 会議中PCを出して議事録打ち込みは可能か
- クライアント参加者は誰か、その役職とキャラクターは？
の2点は確認しておきましょう。いくら議事録が書けるようになっていても長期PJである場合テンプレートがあったら最後にわざわざ移行しなくてはなりません
また最近はもうないですが、会議録音や会議中にPCを打つ人を嫌うクライアントもいますので事前に上司に確認しておきましょう
また4点目が一番重要で、どんな人が発言どんな発言をしそうなのか事前に予想し議事録を書く準備をすることで議論の流れがつかみやすくなります
会議中に実施すべきこと
ここはとにかく手を動かします、実施すべきは
- 会議が始まる前に録音を始める
- 時系列でよいので発言と発言者を記載する
- 発言のタイピングが漏れた時間の録音時間をメモる
なれれば2点目も構造化しながら記載できますが（ファシリテーションがうまくいっていれば時系列=構造化になりますが。。）まずはもれなく記載するのを目的に書きまくりましょう。
タイピングが間に合わなかった場合、後で録音を聞く時間を最小限にするために議事録に聞き漏れた時間を記載しておきましょう。だいぶ最終的に時短になります
会議後の時間
時間のつかう順番は
- 会議の発言と発言者を録音をきいて埋める
- 決定事項とNextActionを埋める
- 内容を構造化する
できるマネージャクラスならきちんと2.について、きちんと確認しているのでわかりやすいですが最初は3,に時間がかかるかと思います（1をできるだけ少なくするのはタイピングスキルなので一旦おいておきます）
3,のスキルはパワーポイントを描くための必須スキルですし、議事録によって飛躍的に上がるスキルなので質をスピードには絶対にこだわりましょう
議事録を書かされるメリット
会議のたびに議事録かかされるとやる気なくしてきますが、議事録を書くメリットは多分にあります
- 議事録を書きながらキャッチアップに時間が割けること
- 構造化のスキルを鍛えられる
1点目は議事録のレビューを上位者に依頼する際に自然にきくことができるし議事録を書くタスクとして会議内の用語を全て知らないと書くことができないので確実に知ることができます
また2点目がかなり大きくて、私の体感でも議事録をきちんとレビューされてこなかった人は資料のロジックも構造化もいまいちで資料がつくれません。時代的に中途コンサルの下にいきなりアナリストがついていることもありますが、地味だけどきちんと構造化スキルくらいはここで身につけておくべきだと思ってます。